個人事業主なら覚えておきたい領収書の知識!正しい知識で確定申告に備えよう

領収書が数枚置いてある

個人事業主にとって年末になると悩みになるのが確定申告ではないでしょうか。
そして確定申告に関係してくるのが、必要経費として支払ったものを証明する領収書です。

業務に必要な物品を購入したり、サービスを受けたりしたときに何気なくもらっている領収書ですが、正しく理解していないと税務調査が入った時に大変な思いをすることになります。

本記事では、事業を営んでいく上で切っても切り離せない領収書について、最低限覚えておくべき事柄を解説していきます。

さらに領収書に関連する情報として、確定申告の手間を減らすためのクレジットカード活用術をおすすめのクレジットカードとともにご紹介します。

ぜひ最後までお読みいただき、領収書について理解を深めてください。

領収書は個人事業主が確定申告するための大切な書類

書類とペンが置いてある

領収書は支出が必要経費であったことを証明するための大切な書類です。
確定申告をするときに必要となるものなので、経費支払をした際には必ず受け取って保管するようにしましょう。

経費の中には冠婚葬祭のように領収書が出ない支出もあります。

領収書の出ない支出について不安を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、経費は領収書がないと絶対に認められないものではありません。

そのような場合は領収書がなくても問題とならないケースがほとんどなので、後述する出金伝票で対処するようにしましょう。

しかし、領収書がなくても問題ないとはいえ、あまりにも領収書なしの支出が多いと税務署から疑われてしまうことも確かです。

領収書が出る支出に関しては必ず受け取るようにし、税務署から問い合わせされた時にはすぐ提示できるようにしましょう。

必ずもらっておきたい領収書

事業に必要なものは全て経費になるので、基本的にお金を支払ったものについては領収書をもらうようにしましょう。

事業のために必要として認められるものは業種によっても異なりますが、主に以下の7つはどの業種にも共通した経費といっていいでしょう。

  • 事務用品
  • 備品
  • インターネット回線費用
  • パソコン
  • 携帯電話料金
  • 事務所家賃
  • 光熱費 

ただし個人事業主に多いケースとして、プライベートと兼用するものについては注意が必要です。

具体的には自宅を事務所にしている場合の家賃・高熱意、自家用車を事業でも使っている場合の車両維持費等です。

これらは領収書に記載されている全額が経費として認められるわけではなく、事業に利用している割合いで経費の額が算出されます。これを按分といいます。

按分していても計算の根拠となる領収書は必要なものなので、もらい忘れのないように気をつけましょう。

もらっても意味がない領収書

自分が営む事業に必要であると理由をつけられるものについては基本的に必要経費になりますが、支出の種類によっては必要経費として認めてもらえないものがあります。
そのようなものについては領収書をもらっても意味がありません。

具体的には所得税や住民税などの公金です。
例えば、車での仕事中に交通違反をして支払った反則金・罰金などは必要経費として認めてもらえません。

また、按分で経費として認められる「住居兼事務所の家賃」についても、住居が家族の持ち家だったり、配偶者が家賃を支払っていたりする場合は注意が必要です。

配偶者や家族に対して事業利用分の地代家賃を支払っていたとしても、必要経費としては認められません。

ただし親から事業用として土地・建物を借りている場合は、それらにかかる固定資産税などが必要経費として認められるケースもあります。
必要経費であるか否かは、税制で明文化されているもの以外は判断が難しいものです。

なるべく税理士など専門家に相談し、確定申告時のトラブルを減らすようにしましょう。

次は個人事業主にとって大事な領収書のチェックポイントをお伝えいたします。

個人事業主は領収書の記載内容を必ずチェック

領収書とペンが置いてある

必要経費の支払いをしたと認めてもらうには、領収書に必要な内容がきちんと記入されている必要があります。

個人事業主は自分ひとりで帳簿の記入から確定申告まで行っている方が多いので、後々困ることがないように領収書を受け取るときはその記載内容を必ずチェックするようにしましょう。

領収書の主な記載内容は、宛名、金額、品名、日付、発行者になります。支払った金額が多い場合はこれに収入印紙が加わります。

以下でこれらの記載内容について詳しく見ていきましょう。

宛名

原則として領収書を受けとるときは、経費として支払いをした人物の名前、もしくは屋号をきちんと記載してもらいましょう。
ただし、宛名の有無については法律で定められているわけではありません

名前や屋号がきちんと書かれていない領収書であっても、確定申告で経費として申告することは可能です。

領収書の宛名で「上様」という書き方をよく目にします。「上様」は領収書として通用しないと思い込んでいる方がいらっしゃいますが、実は「上様」でも有効であることを覚えておきましょう。

金額

記載されている金額が間違っていないかは重要です。支払った額面と同じ数字が記載されているか、領収書を受け取ったらしっかりチェックしましょう。

また、記載されている金額が「金」「¥」から始まり、「也」や「-」で結んであるかも大切なチェックポイントです。

あとから桁を書き加えて経費を誤魔化していないという証明になるので、もし受け取ったときにお店が書き忘れているようであれば、その場で指摘して書いてもらいましょう。

品名

経費として何に対して支払ったのか分かることが大切です。
「品代」というあいまいな表記では困るので、具体的な内容を書いてもらいましょう。

ただし商品名などの固有名詞まで細かく書いてもらう必要はありません。「事務用品代として」「食事代として」など、使途が分かるだけで充分です。

また、支払いをクレジットカードで行った場合はその事実についても記載してもらいましょう。クレジットカード払いの経費については帳簿上での扱いが現金と異なるので、区別をしやすくするためです。

日付

領収書の発行日が間違っていないかチェックしましょう。

発行者

領収書を発行した会社名や店名(個人の場合は氏名)、住所などの情報が明記されているか確認しましょう。

印紙

支払った金額が税込5万円以上になると領収書には収入印紙が必要となります。支払額に対して正しい額の収入印紙が貼られているかをしっかり確認しましょう。

また収入印紙には消印も必要なので、消印が押されているかもチェックが必要です。

ここまで領収書の重要性についてお伝えしましたが、万一もらい忘れてしまった場合はどうすればよいのでしょうか。

次はその点についてお伝えいたします。

領収書をもらい忘れた個人事業主は出金伝票で処理する

お札と領収書と電卓が置いてある

もし領収書をもらい忘れてしまったら、まずはお店に事情を話して発行してもらうように努めましょう。それが難しい場合は、出金伝票を使って処理します。

また、取引先との打ち合わせで飲み物を自動販売機で購入したときや、冠婚葬祭のお祝いや香典など、領収書が発行されない支出についても出金伝票を使えば経費として計上することが可能です。

出金伝票は市販のものでかまいません。日付と支払先、金額、何に支払ったかを記入し、領収書同様に保管しておきましょう。

ただし出金伝票は使いすぎたり、高額な支払いを行ったときに使ったりすると税務調査の対象になるリスクが高まります。
その対策として、支出が必要だった事実を証明できるもの(冠婚葬祭なら案内状など)を一緒に保管するようにしましょう。

領収書は原則として再発行してもらえない

代金支払いを証明する領収書は、請求されたら発行しなければならないと民法で定められています。

その一方で、再発行については義務とされておらず、発行者の判断で行われます。

しかし、二重計上や経費の水増しに使われるリスクに繋がるため、発行者は領収書の再発行に消極的なことが多いようです。原則として領収書は再発行してもらえないものと考えましょう。

少額の支払いならレシートでも代替は可能

領収書として必要な記載内容については先述しましたが、その要件を満たしているものであれば「受領書」や「お買い上げ票」であっても実は領収書として見なされます。

多くのレシートには宛名が書かれていませんが、これも数万円単位の高額支払いでなければ領収書の代替とすることが可能で、税務調査でもよほどのことがなければ問題視されません。

実は領収書より税務上信頼されているレシート

レシートは宛名がないことを除けば、領収書の記載項目で必要とされる取引日、取引先の名称、取引金額、何に対して支払ったかが印字されており、税制上では手書きの領収書よりも信頼性が高い書類だといえます。

レシートが領収書になることを知らず、手書きの領収書をリクエストする方は多いと思います。しかし手書きの領収書は意外と不備が多いものなのです。

記載内容の重要性について理解の足りない発行者は少なからず存在しており、宛先が「上様」だったり、支払いをした対象が「お品代」だったりして、具体的に記載されていないことがあります。

また手書き領収書はあとから内容を改変することも可能なので、税務調査が入ったときに慎重に調べられるリスクも考えられます。
その点でいえばレシートは改変できない書類であり、領収書としては理想的なものであるといえます。

次で領収書の保管について、少し掘り下げてみましょう。

領収書は整理して大切に保管

交際費と書かれた封筒が置いてある

領収書は税務署から提出を求められたときのため保管しておく必要があります。

これは見方を変えれば、税務署から指示されない限りはほかに使うことはない書類といえますので、整理・保管はなるべく手間がかからない方法で行いましょう。

整理はあくまでも紛失を防ぐことが目的なので、自分のやりやすい方法で行えば大丈夫ですが、おすすめなのは月ごとに領収書をまとめてしまうことです。
月ごとに用意した封筒に入れる、ノートに貼り付けるなどの方法でまとめていきましょう。

領収書の保存で一番注意したいのは、レシートのように感熱紙が使われているものです。感熱紙は時間の経過とともに表面が変色し、印字されている内容がかすんでいきます。
入手したらすぐにファイリングし、その後はなるべく光に当たらない場所に保管して印字が消えてしまわないようにしましょう。

青色申告と白色申告で保管期間は異なる

個人事業主は確定申告するときに、開業届を出している方は「青色申告」、出していない方は「白色申告」が必要になります(厳密には開業届を出さないと個人事業主を名乗れないのですが、ここでは個人で事業を営んでいる方をまとめて個人事業主と呼称しています)。

領収書は確定申告が終わった後も一定期間保存しておくことが義務付けられており、税務調査が入った際には提出に応じなければなりません。

領収書は青色申告で7年間白色申告では5年間保存しなければなりません。青色、白色それぞれに定められた保存期間は遵守するようにしましょう。

整理は税務署に対するサービス

領収書の整理は自分のためというよりも、税務調査されたときに税務署の負担を減らしてあげるためのものです。つまり税務署に対してのサービスなのです。

極端な例を挙げると、全ての領収書をひとつの箱にまとめて保管していて、「ここから探してください」と税務署職員に丸投げしても問題ありません

紛失しないように保管することが重要であり、整理までは義務でないことも知識として覚えておきましょう。

個人事業主には敷居の高い「スキャナ保存制度」

最近ではスキャナ保存制度が普及しつつあります。
スキャナ保存制度とは、領収書などをスキャナやカメラでデジタル化し、保存するというものです。

定められた要件を守ってデータを保存すれば元の紙書類は処分可能で、オフィスの省スペース化にも繋がる大変便利な制度だといえます。

ただし事前に所轄から承認を得なければならず、用意しなければならない申請書もあるなど、個人事業主にとってはまだ敷居の高い制度であることも確かです。

制度の要件については税制改正のたびに緩和されている傾向にあるので、将来はもっと利用しやすい制度になると期待できます。
ただ、もっと抜本的な解決方法も実は存在します。それは事業用クレジットカードを導入することです。

次はなぜ事業用クレジットカードを導入すれば会計処理が楽になるのかについて触れてみます。

事業用クレジットカードを作れば会計処理が楽になる

電卓を持ってOKサインをする女性

クレジットカードは毎月請求明細書が送られてきます。

カード会社によってはWebサイトの会員ページから請求明細を確認できるサービスを提供しています。
これら請求明細はカードの利用履歴を把握しやすく、会計処理の軽減に繋がります。

またWebサイトの会員ページで確認できる明細はCSVファイルとしてダウンロード可能なものが多く、利用している会計ソフトにインポートすることで入力の手間を省くこともできます。

個人事業主は各種業務を自分ひとりでこなさなければならないので、会計業務を省力化できる事業用クレジットカードの恩恵は大きいといえるでしょう。

領収書が出ない経費も利用明細で証明できる

クレジットカードで支払いをすると、その場で利用明細を渡さることは皆さんよくご存知のことでしょう。
この利用明細は、領収書が出ない支払いをした場合に原則として領収書代わりにすることができます。

ただし国税庁の見解は曖昧で、要約すると「利用明細は消費税法第30条第9項で規定する請求書には該当しない。しかし請求書等に該当する記載がある」と、どちらとも取れる表現をしています。

領収書の代わりにしなければならない場合は、グレーゾーンな扱いであり、リスクが伴う可能性があることを覚悟したほうがよさそうです。

最後は事業用におすすめできるクレジットカードを3枚ご紹介します。

事業用におすすめするクレジットカード3選

クレジットカードを指す女性

個人事業主にとってコストパフォーマンスの高い法人カードは頼りになる存在です。

利用限度額やポイント還元などの基本スペックはもちろん、年会費に対する付帯サービスの充実度はカードを選ぶ際の重要なポイントです。
また出張の機会が多い方にとっては付帯しているトラベルサービスも気になります。

ここではそれらの要素に注目し、おすすめできる3つのビジネスカードをご紹介します。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

個人事業主の方でも申込みやすいビジネスカードです。

外資系のカード会社は起業者に対する理解が深く、アメックスも個人事業主やスタートアップ企業の経営者に対して積極的にカードを発行することで知られています。

年会費は34,100円(税込)と高額に感じるかもしれませんが、付帯サービスはトラベル系をはじめとする充実したラインナップとなっています。

またステータス性のあるカードなので、持っていることが対外的なアピールにも繋がる魅力となっています。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

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ゴールドを選んでも年会費10,000円(税抜)という維持のしやすさが魅力のカードです。

ビジネスカードの申込みで求められることが多い登記簿謄本や決算書は不要で、本人確認書類だけで済む敷居の低さも個人事業主の方におすすめできるポイントです。

出張に役立つ付帯サービスも多く、コストパフォーマンスの高い一枚です。

三井住友ビジネスカード for Owners(クラシック)

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リーズナブルな会費設定ながら、出張に役立つサービスや接待に役立つサービスなどが多数付帯されており、コストパフォーマンスの高さが目立ちます。

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まとめ

個人事業主なら覚えておきたい領収書の知識をご紹介しました。

実はレシートでも領収書として通用するなど、はじめて知る情報も多かったのではないでしょうか。

領収書は確定申告で直接提出することはないので、その内容まで細かく見ていない方もいらっしゃると思います。
しかしひとたび税務調査が入ると細かくチェックされ、不備が見つかると必要経費として却下されてしまう事態を招きます。

ぜひ本記事を参考にして、領収書の記載事項や扱いについて見直して見てはいかがでしょうか。

ただし必要経費はチェックする人によっても見解が異なることがあるので、少しでも気になる点があるならば税理士など専門家に相談するようにしましょう。

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