経費とは会社経営の基本!押さえておきたい5大ポイント

領収書と電卓とクエスチョンマークが書かれた札が置かれている

会社には色々な事業部門がありますが、経営にとって欠かせないのが経理部門です。

その中でも特に重要なのが経費の管理。

公的な費用なのかプライベートなのか、それを判断するだけでも経理スタッフの負担は重くなります。

経費はコスト削減にもつながりますので、経理の担当ではなくても基本的な知識は知っておく必要があります。

そのためにも、本記事では以下の内容について紹介します。

ぜひ最後まで読んで、会社を経営する上で知っておくべきポイントを知り、自分に合った経費管理に向いているカードを見つけてみてはいかがでしょうか。

知っておくべき経費の2つのポイント

考えている男性

経費というのは会社にとって重要な2つの側面があります。
それは経費節約必要経費で、どちらも企業収益に大きな影響を与えるポイントです。

この基本的な2つのポイントを押さえておけば、経費についてより深く理解できることでしょう。

経費節約

企業収益は商品やサービスなどの売上げによってもたらされますが、もう1つの大きなポイントが経費節約です。

経費節約とは具体的にはオフィスにおけるコスト削減のことで、消耗品の管理や印刷環境の見直しなどによって可能になります。

照明などの電力の見直しによってもコストを抑えられますし、雑費の内容を精査して本当に必要な物品かどうかのチェックも必要です。

また業務の契約内容を再検討することで経費節約が実現できます。
会社の規模が大きくなればなるほど、経費節約によってもたらされるメリットもまた大きくなるのです。

必要経費

経費を考える上でもう一つの重要な柱が、必要経費です。これは税金と密接に関わっています。

必要経費というのは会社の運営にとって必要な経費のことで、税金の控除対象になります。 例えば、オフィスのプリンターや消耗品などは仕事に欠かせない道具です。

また出張にかかる交通費や滞在費なども経費。
このように経費を上手に利用することによって納税額を抑え、企業収益を増やすことが可能になります。

ただし、どこまでが経費かを見極めることが大事です。
何でもかんでも経費にすると、税務調査で法人税の追徴課税を支払うことにもなりかねません。

経費の基本を理解した上で、次は経費削減の具体的なポイントについて説明しましょう。

経費削減に効果的な3つのポイント

領収書とたくさんのコインがある

会社が効率的に経費削減するには、大きく分けて3つのポイントがあります。

この3つのポイントについて、どのような経費削減が可能なのかについて解説します。

オフィス関連

オフィスコストの削減は比較的わかりやすく、削減効果もすぐに表れます

オフィスで具体的に経費削減できる方法について紹介しましょう。

消耗品管理の見直し

オフィスで経費削減しやすいのが消耗品です。
具体的にはノートやメモ用紙などの紙類、鉛筆やボールペン、消しゴムなどの筆記用具関連。

このような消耗品は社員がプライベートに使用したり、持ち帰ったりすることが多いので、適切な管理が大切になります。

消耗品の経費削減は、管理の強化によって社員の意識を変えていくことがポイントです。地道な努力ですが、確実に消耗品購入のコストを抑えられます。

印刷環境の見直し

印刷環境の見直しは、かなりの経費削減効果があります。
具体的なポイントは、プリンターでのカラー印刷をモノクロにするだけで用紙一枚あたり10円程度の節約が可能に。

最近のプリンターは両面印刷ができるので、用紙の節約になります。大切なのは印刷の回数を極力減らす努力です。

雑費の見直し

会計帳簿には雑費の項目がありますが、内容については見逃されがちです。

明確な区分けができない経費については雑費で処理する傾向があります。

内容を精査することによって不要な購入をチェックするのが経費削減のポイント。こまめなチェックが無駄な支出を減らせるのです。

エネルギー関連

経費削減で意外と忘れがちなのがエネルギー関連です。
電気代、ガス代、上下水道代などがエネルギーコストですが、削減することによってかなりの経費削減になります。

照明の見直し

エネルギーコストの削減のポイントは、オフィスの照明です。
従来の照明に代わってLEDにするだけで蛍光灯の70%、白熱電球の80%以上の消費電力をカットできます。

電力契約の見直し

電力の自由化によって色々な業種が電力産業に参入していますが、これをきっかけにこれまでの電力契約を見直すことも経費削減のポイントです。

新たな電力会社のプランを比較検討してみてください。

業務関連

企業は組織が拡大し、発展します。組織が変化しているのに従来と同じ業務を続けているのは無駄なコストを生み出すことになります。

業務関連での経費削減のポイントを説明しましょう。

業務システムの見直し

組織拡大と共に起こりやすいのが、同じ業務を違う部署が行うこと。二重にコストがかかってしまいます。

また残業なども、業務システムを見直すことによって減らすことが可能に。残業を減らせば人件費の節約になり、結果的に経費削減になります。

契約内容の見直し

業務システムにおける経費削減のポイントは、業務内容の可視化です。
それぞれの部署で行っている業務を可視化することによって、無駄な業務や契約を見直すことができるようになります。

経費削減の次は必要経費について考えてみましょう。必要経費の見直しも経費削減と同じような効果があります。

これは必要経費になる5つのケース

男性がスマートフォンとペンを持って考えている

経費で難しいのは、何が必要経費になり、何がならないかという判断です。
原則は、売上げのために直接的に必要な支出が経費として認められます。

この原則を踏まえて、必要経費になる5つのケースをご紹介しましょう。

少額資産(備品など)

オフィス用品で10万円未満のものは経費として落とすことが可能です。
例えば事務用デスクやチェア、テーブルやソファ、パソコンなど。

また資本金1億円以下で従業員数1,000人以下の中小企業は、30万円までのオフィス備品は経費になります。

借入金の返済

事業運営のために銀行などから融資を受けることがありますが、これらの借入金の返済は経費になりません
正確にいうと、元本の部分はだめですが、利息は経費として認められます

なぜ借入金が経費として認められないかというと、直接売上げに関係するものではないからです。

旅行代金

プライベートな旅行は経費にはなりませんが、社員全員で行く旅行は福利厚生費として経費にすることができます。

仕事が目的の出張はもちろん経費ですが、研修会や買付のための出張など売上げに関わる旅行は必要経費です。

領収書が残らない運賃

最近の電車の自動販売機では切符一枚でも領収書が出るようになっています。仕事関連で電車を利用する時は領収書があれば経費です。

もしも領収書がない場合は、出金伝票を作成して日付、金額、乗車区間を記入することで領収書にすることができます。

飲食代(交際費)

経費になるかどうか判断が難しいのが飲食代です。
会食しながら取引先との打ち合わせをしたり、社員との打ち合わせで食事をした場合は必要経費になります。

社員1人あたりの金額が5,000円を越える場合も交際費として認められるので、お店の領収書は必ずもらうことが大切です。

必要経費になるかならないか微妙な支出をグレー経費といいますが、次はグレー経費について説明します。

グレー経費で迷ったときに決め手になる3つのポイント

男性と女性が深刻な顔で考えている

経理部門のある会社なら経費になるかならないかはスタッフに任せておけますが、個人事業主の場合は自分で判断することになります。

ここでは判断に迷うグレー経費の見極め方についてアドバイスをしましょう。

業務に直接関連するか

グレー経費とは、ビジネスなのかプライベートなのかが判断の分かれ目です。
判断に迷った時のポイントは、業務や仕事に直接関連する支出かどうかが決め手になります。

例えばお歳暮やお中元といった支出ですが、ビジネスの場合は送り主や相手先を企業名にするなど、仕事関連とわかるようにしてください。

業務遂行に必要か

領収書があれば必ず経費になるというわけではありません。グレー経費で多いのが「お品代」という名目の領収書です。
何でもかんでも「お品代」にすると税務署から具体的な内容を問われかねません。

例えば、仕事関連で必要なゲーム機器を購入する場合は、明確にゲーム機器として領収書をもらう必要があります。
具体的に明記してあれば、業務遂行に必要な支出かどうかの判断ができるからです。

業務用の金額として明確か

領収書には必ず金額が明記されますが、グレー経費として疑われやすいのが10万円や20万円のようなキリのいい金額です。
ちゃんと経費として認められるには、端数まできちんと記された金額が必要になります。

経費の管理が重要であることは理解できたと思いますが、もっと簡単な方法として法人カードの活用があります。

次は法人カードについて触れていきます。

経費管理に役立つ法人カードの選び方

クレジットカードを持った男性がパソコンを見て笑っている

個人事業主の場合、事業運営から経理まで1人でやることになります。特に経理の管理は複雑で面倒です。

そのような場合に便利なのが法人カード。法人カードがなぜ経費管理に役立つのかについて説明します。

法人カードが経費管理に役立つ理由

法人カードには経費の管理に役立つ4つの理由があります。

法人カードの選び方にも関係してくるので、4つの理由について説明しておきましょう。

経費の立て替えが不要になる

法人カードがない場合、社員が外で支出する場合に立て替える必要があります。
例えば営業車に給油する場合など、ガソリン代を自分で支払って、あとから経理に経費として認めてもらうという流れです。

経理事務が忙しくなるだけでなく、立て替え分を請求するのが面倒になって自腹にしてしまうこともあります。このような時に法人カードがあれば、立て替える必要がなくなるのです。

経費の使われ方をデータ化できる

法人カードで支払うと、使った日付、金額、商品名などが明細書に記載されます。

自動的にデータ化されるので、経理業務が楽になるだけでなく、使い道が明確に。
これも法人カードのメリットです。

人的ミスを防げる

経理内容には様々な業務があるため、経費の計算や記入などで人的なミスが起こりやすくなります。しかし法人カードなら正確な明細書が発行されるので、人的ミスを防げるのです。

経費の計上漏れを防げる

人的ミスの防止と同じように、経費の計上漏れが起こりやすいのが経理事務。法人カードの明細書があれば、そのようなミスも防げます。

経費管理に便利な法人カードの選び方

法人カードが経費管理に役立つことは確かです。

では数多い法人カードの中から選ぶ場合、何を基準にすればいいのでしょうか。

法人カードを選ぶ時の基準について説明しましょう。

発行枚数が多いか

個人事業主の場合は法人カードが一枚あれば事足りますが、社員がいる場合は社員用に持たせる必要があります。

法人カードの中には追加カードを発行してくれるところがありますので、なるべく発行枚数の多い法人カードを選ぶのがポイントです。

利用限度額が大きいか

事業運営をしていると緊急に資金が必要になったり、運営資金を調達しなければならないシーンに遭遇します。
そのような時に頼りになるのが法人カード。

法人カードには利用限度額があり、限度額が大きいカードほど安心できます。

ポイントが貯まるか

法人カードには付帯サービスがついていますので、サービス内容で選ぶことも大事です。

特におすすめのサービスはポイント付与。
オーナーともなれば海外や国内の出張が多くなりますが、ポイントが貯まりやすい法人カードにすればお得感が増します

法人カードは経費管理に便利なだけでなく、メリットもあることがわかりました。

いよいよおすすめの法人カードについてご紹介しましょう。

経費管理が便利でおすすめの法人カード3選

3枚のクレジットカードを持った女性がほほえんでいる

たくさんの法人カードの中から自分に適したカードを選ぶのは至難の技です。
そこで選ぶ時の参考に、3つの法人カードをピックアップしてみました。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

経費管理や経費削減に役立つ法人カードです。

カード利用すると銀行口座から自動的に引き落としになるので、経費処理が簡単になります。またコスト管理の一元化ができるので、経営や税務処理の分析なども可能です。

特に主張に関するサービスが充実しているので、海外や国内出張が多いオーナーにふさわしい法人カードといえます。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

国際ブランド

アメリカン・エキスプレス

対応電子マネー

QUICPay(クイックペイ)
  • 国内旅行保険
  • 海外旅行保険
  • ETC
年会費 ポイント還元率 ポイント名
初年度 2年目~
無料 31,000円(税別) 0.3~1.0% メンバーシップリワード
発行スピード 限度額 マイレージ
還元率(最大)
ETC年会費
2~3週間程度 審査基準による 500円(税別)
今がチャンス!お得な入会特典
新規入会後にカード利用で30,000ptプレゼント!

オリコビジネスカード Gold

この法人カードの特徴は、追加カードが最大で20枚も発行される点です。また利用限度額も最高1,000万円と大きいのもポイント。

年会費も2,000円(税別)と安いので、初めて法人カードを持つ人にはうれしいカードです。

オリコビジネスカード Gold

国際ブランド

MasterCard

対応電子マネー

iD(アイディ) QUICPay(クイックペイ)
  • 国内旅行保険
  • 海外旅行保険
  • ETC
年会費 ポイント還元率 ポイント名
初年度 2年目~
無料 2,000円(税抜) - -
発行スピード 限度額 マイレージ
還元率(最大)
ETC年会費
公式サイト参照 10万円~1,000万円 無料

JCB法人カード ゴールド

このカードは発行枚数に上限がないのが特徴です。

多くの社員にカードを持たせたい場合に便利。明細書によって経費管理が楽になり、社員も立て替えの必要がなくなります。

年会費は10,000円(税別)ですが、追加カードの会費は無料なのもうれしいところ。また、全国で20万ヵ所以上の提携店舗でサービスを受けられます。

JCBゴールド法人カード

国際ブランド

JCB

対応電子マネー

  • 国内旅行保険
  • 海外旅行保険
  • ETC
年会費 ポイント還元率 ポイント名
初年度 2年目~
無料 10,000円(税別) 0.5%~1.0% Oki Dokiポイント
発行スピード 限度額 マイレージ
還元率(最大)
ETC年会費
通常2~3週間 公式サイト参照 無料

まとめ

会社経営に欠かせないのが経費の管理です。適切な管理を行えば経費削減になりますし、コスト削減によって収益増加も可能になります。

また、必要経費についてもグレー経費のポイントについて説明しました。必要経費への理解を深めることは、節税効果になり、ひいては収益増加につながります。

経費管理には不可欠な法人カードについてもご紹介しました。経理業務の負担を減らすだけでなく、法人カードには様々なメリットがあります

ご紹介した3つの法人カードを参考に、経費管理に役立つカードを選んでください。

【特徴ごとに徹底比較】利用スタイル別におすすめの法人カードまとめ!

2019.08.01

【特徴ごとに徹底比較】利用スタイル別におすすめの法人カードまとめ!

各カード会社からさまざまな法人カードが発行されていますが、それぞれに異なる強みがあるので、どれを選べばよいのか頭を悩ませている経営者や個人事業主も多いのではないでしょうか。カード会社の商品紹介を見比べても「このカードはこの要素に秀でている」という情報はなかなか気が付かないものです。この記事では主な特徴別におすすめのカードを紹介していきます。ステータスの高いカードを持ちたい、限度額が多いほうがいい、年会費のコストを削減したいなど、それぞれの経営者によって重視する部分は異なると思います。この記事では特徴別におすすめをご紹介するので、きっとあなたの目的に合ったカードが見つかるはずです。ぜひお役立てください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

法人カードランキング

目的別

掲載法人カード

人気の記事

新着記事